روش اجرای آزمونک
هدف، نقش، قاعده، سلسلهمراتب و سند را مشخص کن؛ سپس کارکرد و پیامد ناخواستهٔ هر سازوکار را جدا بنویس. آموزش در سازمان رسمی و بوروکراسی آمده است.
۱۰ تمرین ساختار و پیامد
سؤال 1
در یک اداره هر فرد وظیفهٔ مشخصی دارد. این ویژگی چیست؟
پاسخ تشریحی
تقسیم کار و تخصص؛ فعالیتها میان نقشهای رسمی توزیع شدهاند.
سؤال 2
زنجیرهٔ مدیر، سرپرست و کارشناس چه مفهومی را نشان میدهد؟
پاسخ تشریحی
سلسلهمراتب اقتدار و پاسخگویی؛ هر سطح حدود اختیار و مسئولیت معینی دارد.
سؤال 3
چرا قواعد مکتوب در سازمان رسمی اهمیت دارند؟
پاسخ تشریحی
رویهها را قابل پیشبینی، قابل انتقال و قابل پیگیری میکنند و وابستگی تصمیم به سلیقهٔ لحظهای را کاهش میدهند.
سؤال 4
برخورد غیرشخصی در بوروکراسی به چه معناست؟
پاسخ تشریحی
تصمیم باید بر نقش، قاعده و معیار عمومی استوار باشد، نه رابطهٔ شخصی؛ این اصل با بیاحترامی یکی نیست.
سؤال 5
ثبت و بایگانی اسناد چه کارکردی دارد؟
پاسخ تشریحی
حافظهٔ سازمانی، پیگیری تصمیم، هماهنگی و پاسخگویی را ممکن میکند.
سؤال 6
وقتی رعایت فرم از هدف اصلی خدمت مهمتر میشود، چه مسئلهای رخ داده است؟
پاسخ تشریحی
جابهجایی هدف؛ وسیله و قاعده به هدف تبدیل شده و کارکرد اصلی سازمان عقب میرود.
سؤال 7
افزایش بیش از حد مراحل اداری چه پیامدی دارد؟
پاسخ تشریحی
میتواند زمان، هزینه و فاصله با اربابرجوع را افزایش دهد؛ باید با نیاز به کنترل و پاسخگویی متعادل شود.
سؤال 8
شبکهٔ غیررسمی کارکنان چه نسبتی با سازمان رسمی دارد؟
پاسخ تشریحی
روابط غیررسمی میتوانند انتقال تجربه و هماهنگی را آسان کنند یا قواعد رسمی را دور بزنند؛ اثرشان به موقعیت بستگی دارد.
سؤال 9
اگر مسئولیت به فرد داده شود ولی اختیار لازم داده نشود، چه مشکلی ایجاد میشود؟
پاسخ تشریحی
تناسب اختیار و مسئولیت به هم میخورد و انجام وظیفه و پاسخگویی واقعی دشوار میشود.
سؤال 10
برای تحلیل یک مسئلهٔ سازمانی چه عناصر را مینویسیم؟
پاسخ تشریحی
هدف سازمان، نقشها، قاعده، مسیر اختیار، جریان اطلاعات، پیامد مورد انتظار و پیامد ناخواسته.
چکلیست خودتصحیح
- هدف و تقسیم کار را مشخص کردم.
- اختیار و مسئولیت را کنار هم سنجیدم.
- کارکرد قواعد و اسناد را توضیح دادم.
- پیامد ناخواسته مانند جابهجایی هدف را دیدم.
- روابط غیررسمی را فقط مثبت یا منفی فرض نکردم.